Når man skal arrangere skole- eller studentarrangementer, er det ofte et stramt budsjett som skal overholdes. Skolen eller studentforeningen vil kanskje dekke noe av kostnadene, mens resten av utgiftene må dekkes av billettprisen uten at det blir for dyrt for dine deltagere.

Vi vil i denne posten gi deg 6 tips til å holde kostnadene ved arrangementet nede – og dermed unngå høye billettpriser.

  1. Ikke bruk penger på trykk
    Med dagens digitale hverdag finnes det gratis alternativer som lar deg sende ut flotte invitasjoner på e-post, eller lage en informativ nettside som du kan linke til. Med et online påmeldingssystem, kan du legge inn praktisk informasjon og program på selve påmeldingssiden, og sende ut invitasjoner direkte fra systemet. Når deltagerne er på arrangementet, kan de enkelt hente opp programmet på sin telefon.
  2. Bruk frivillige – ikke nøl med å spørre!
    Lag en liste over de tingene du trenger bistand med, og hør om det er noen som har lyst til å hjelpe til, gjerne i bytte mot en billett eller annet. Kanskje finner du også noen som hjelper til uten å få «betalt» i billetter – eksempelvis noen som ønsker å bygge på CV-en sin. Det er dog enkelte jobber du bør overlate til profesjonelle – som arbeid av teknisk karakter, eksempelvis lyd og lyd.
  3. Sponsorer og partnere
    Ved større arrangementer, eller dersom foreningen eller skolen arrangerer flere events, er det stor sannsynlighet for at noen ønsker å sponse dere. Enten i form av penger, eller utstyr som behøves. Prøv å finne bedrifter som er relevante for arrangementet ditt, og spør dem om de vil bidra i bytte mot reklame, banner, omtale el.
  4. Catering
    Dersom du skal servere mat på arrangementet, kan det lønne seg å tenke kreativt for å holde utgiftene nede. Et cateringfirma kan bli kostbart, men du kan selv ha enkel servering som brødmat og pålegg, på noen rimelige serveringsfat. Vil du servere varmmat, kan dere lage en stor kjele med gryterett eller lignende. Tenk utenfor boksen!
  5. Forhandle priser
    Ikke vær redd for å forhandle prisen! For en leverandør vil det å få levere til en skole eller en studentforening som holder flere arrangementer årlig, være en god avtale, og de vil kanskje være villige til å fire litt på prisene for å få dere som kunde. Kanskje dere kan tilby noe tilbake til leverandøren?
  6. Tid er penger – vær nøye når du velger påmeldingssystem 

    Ved å velge riktig påmeldingssystem vil du spare tid på å følge opp Excel-lister, VIPPS- og nettbankoverføringer, og du kan være helt sikker på at alle som har meldt seg på, også har betalt.
    Enkel påmelding og betaling kan også føre til at det er enklere å spre billettsalget på nett, slik at flere kan melde seg på.

     

    Når du skal velge påmeldingssystem, er det noen ting du bør tenke på:

    • Unngå forskuddsbetaling for løsningen– hva skjer dersom arrangementet blir avlyst, eller du ikke får nok deltagere?

    • Hyppig utbetalinger av billettsalget – forsikre deg om at billettinntektene kommer fortløpende, slik at du ikke må ha store utlegg

    • Unngå risiko – bruk en norsk leverandør. Dersom det skulle oppstå problemer, vil du ha langt flere rettigheter som kunde, enn dersom du bruker en utenlandsk aktør

     

    Vi ønsker deg lykke til med ditt arrangement, og vil samtidig minne om at det er gratis å registrere seg som arrangør hos oss. Klikk her for å å komme i gang.