Person som tar bilde med telefon på konsert

Skap engasjement før, under og etter arrangementet ditt ved å kommunisere med dine deltagere. Slik kan du øke din kundebase og skape engasjement rundt dine arrangementer. Her får du noen tips til hvordan du kan kommunisere med deltagere før, under og etter arrangementet.


Før arrangementet starter

Det kan være lurt å bruke litt tid på å gå gjennom arrangementsoppsettet før du åpner opp for påmeldingen. Kommunikasjonen vil allerede starte fra det tidspunktet deltageren går inn på påmeldingssiden for å lese om arrangementet. Førsteinntrykket deltageren får vil ofte kunne bestemme om du får denne påmeldingen eller ikke. Vi gikk igjennom dette i forrige bloggpost, men kort oppsummert – er oppsettet ryddig, har du nok informasjon, bruker du bilder? Det er også lurt å promotere og fortelle om arrangementet ditt på internett, intranett, nyhetsbrev, sosiale medier eller andre plattformer der du kan treffe dine deltagere. Dette er lurt å gjøre i god tid før arrangementet starter, slik at deltagere får tid til å se på det, tenke på det, bli nysgjerrige og til slutt gjøre en påmelding!

Når påmeldingene har kommet, vil det være lurt å sende en e-post eller SMS til deltagerene dersom du har viktig informasjon å dele med dem. Har du ikke noe nytt å fortelle om arrangementet, vil det likevel være smart å sende en påminnelse med tid, sted og annen relevant informasjon.

 


Mens arrangementet pågår

Avhengig av hva slags type arrangement du skal avholde, vil du kunne dra stor nytte av å kommunisere til dine deltagere – enten via SMS eller muntlig – at de gjerne må dele bilder og video fra arrangementet på sosiale medier. Er du en større arrangør, eller avholder et relativt stort arrangement, kan du bruke emneknagger på sosiale medier for å få samlet innlegg og bilder fra arrangementet ditt under denne. Slik vil deltagernes venner og venners venner kunne oppdage ditt arrangement. Mange arrangører lager konkurranser under sine arrangementer for å motivere til deling på sosiale medier – eksempelvis «Legg ut et bilde av arrangementet på Instagram og tagg det med emneknaggen #arrangementsnavn – vinn premie!».

 


Når arrangementet er over

Etter at arrangementet er over bør du fortsatt opprettholde kommunikasjon med deltagerne. Det et faktum at det er enklere å beholde en kunde, enn å erverve nye. For eksempel vil deltagere som har deltatt på ett av kursene dine, kanskje være interessert i flere av kursene du holder. Dersom du  avholder flere arrangementer bør du derfor sørge for å følge opp deltagerne i etterkant. Denne oppfølgingen kan bestå av en enkel takk for deltagelsen, informasjon og dokumentasjon, informasjon om andre arrangementer, eller en evaluering av arrangementet. Sistnevnte kan også gi deg grunnlag for å forbedre deg som arrangør – hva fungerer bra, hva kan bli bedre?