PC-skjerm med statistikk

 

Alle arrangører vil kunne dra nytte av å bedre forstå sin målgruppe. Å sende ut en evaluering etter arrangementet, vil kunne gi deg stor innsikt i hva som kan forbedres, og hva som som fungerer bra. Men minst like viktig som å be om tilbakemelding fra deltagerne, er det å stille de riktige spørsmålene. Du bør sørge for at spørsmålene er relevante og stilt på riktig måte.

Hvor starter du?

En evaluering er rett og slett et skjema som sendes ut etter arrangementet, hvor du spør om tilbakemeldinger rundt arrangementet. Evalueringen er et godt verktøy for å kommunisere med- og lære mer om din målgruppe.

Først og fremst må du bestemme hva du ønsker å få ut av evalueringen. Det virker kanskje åpenbart, med det å definere hva man ønsker å få svar på er helt grunnleggende for å lage en god evaluering.

 

Fordelen med å bruke evaluering

Det er flere fordeler med å benytte seg av evaluering. Det å sende en evaluering etter arrangementet kan være en del av kommunikasjons-strategien din, og samtidig gi deg nyttig feedback for å stadig forbedre dine arrangementer.

En evaluering vil ikke bare gi deg input med tanke på utvikling av fremtidige arrangementer, men vil også kunne øke potensialet for at tidligere deltagere vil melde seg på flere arrangementer i fremtiden. Muligheten til å få gi tilbakemelding, vil gi deltagerne en følelse av at de er viktige for deg. Det vil også bidra til å gi et økt inntrykk av profesjonalitet for deg som arrangør.

En evaluering i etterkant av arrangementet kan faktisk være det som tipper engangs-deltagere over til å bli faste deltagere på dine arrangementer.

 

Hvordan bruke informasjonen til fremtidige arrangementer

Som nevnt, vil evaluering gi deg et godt grunnlag for å forbedre fremtidige arrangementer. Når du har mottatt alle svarene, bør du gjøre din egen evaluering – hva er den gjennomgående tilbakemeldingen fra deltagerne? Dette kan du bruke som grunnlag til å planlegge for neste arrangement. Forsøk å forandre det som gikk dårlig, mens du fokuserer på å beholde og kanskje ytterligere forbedre det som gikk bra.

Fortsett å sende evalueringer etter alle arrangementene dine – slik kan du følge med på om tiltakene du setter inn endrer statistikken på tilbakemeldingene dine, og gjøre nødvendige justeringer der det er behov.

 

Kom i gang

Her følger noen tips til ting du bør tenke på når du lager evalueringen din:

1. Gjør invitasjonen til evalueringen kort og fengende, slik at respondentene får lyst til å klikke seg inn for å svare.

2. Ikke still ledende spørsmål. Det er utrolig hvor stor påvirkning måten man stiller spørsmål på, kan ha på svaret. Forsøk å stille så nøytrale spørsmål som mulig.

3. Benytt incentiver. Dette kan bidra til å øke svarprosenten. Vårt forslag å tilby en rabattkode på ditt neste arrangement til alle som svarer på evalueringen. Husk at svarene ikke nødvendigvis er representative dersom svarprosenten din er lav.

4. Sørg for at spørsmålene er enkle å forstå, og ikke er formulert på en måte som kan misforstås. Du vil da risikere at deltagerne dine svarer på to ulike ting, basert på ulike personlige tolkninger av spørsmålet.

5. Hold evalueringen så kort som mulig. Jo flere spørsmål, jo større sannsynlighet er det for at deltagerne ikke fullfører undersøkelsen. Det kan eksempelvis lønne seg å utelate spørsmål som omhandler ting du ikke kan endre på. Dersom du holder kurs der du bor, men har deltagere fra hele landet, vil det som regel være unødvendig å spørre hva deltagerne syns om lokasjonen – de som bor langt unna vil som regel si at de ønsket kurset var nærmere, uten at du kan bruke dette svaret til noe.

6. Still et spørsmål som omhandler hvor fornøyd deltagerne var med arrangementet totalt sett. Dette er viktig, fordi det gir deg en svært god pekepinn på totalopplevelsen. Det kan hende at flere har svart at de ikke var fornøyd med enkelte aspekter, men dette sier deg ingenting om disse aspektene faktisk er viktig for dem. De fleste setter dette spørsmålet på slutten av undersøkelsen, men det beste er å plassere det som spørsmål nummer én. Dette fordi slike spørsmål appellerer til følelsene våre, mens spørsmål som går mer på detaljer, appellerer til fornuften. Ved å plassere dette spørsmålet først vil du få en god pekepinn på faktisk tilfredshet blant deltagerne.

 

Evaluering på Deltager.no

Vi tilbyr muligheten til å bygge og sende ut evalueringsskjemaer, rett fra systemet. Denne kan settes opp til å sendes automatisk på det tidspunktet du selv ønsker. Skjemaene kan deles inn i spørsmålsgrupper, og du kan bruke rangeringsspørsmål på egendefinert skala, samt fritekstfelter.

Du får også tilgang til en egen statistikkside, hvor statistikken kan filtreres på arrangementsnavn og enkeltarrangementer. Du kan også sammenligne ulike filtre, og sende ut automatisk e-post til deltagere som har fylt ut skjemaet, for eksempel med oppsummering fra arrangementet, eller invitasjon til ditt neste arrangement.

 

Klikk her