Når du som eventbyrå skal arrangere et stort event for en viktig kunde, er det utrolig mye man er nødt til å ha oversikt over. Informasjon som skal innhentes, kommunikasjon til deltagere, koordinering med venue/hotell, catering og artister/underholdning, samt innslipp på arrangementet. Denne listen kunne fortsatt evig – det vet dere som arbeider med eventer.

Vi var så heldige å få bli med CUMA Event på et av de større eventene de har avholdt, og fikk virkelig se med egne øyne hvor mye som skal håndteres.

Vi gjør klart til det store innrykket – ca kl 09:00. F.v.: Thomas fra Deltager.no, Erik, Henriette og Are fra CUMA Event.

Enklere administrasjon og innslipp

CUMA Event har inngått en avtale med Deltager.no, for håndtering av påmelding til eventer for deres kunder. Dette gjør det enkelt for CUMA og kunden å holde oversikt over hvem som skal delta, hvem som skal overnatte der det er aktuelt – hvem som skal ha enkelt- og dobbeltrom, matallergier og all annen informasjon man trenger til arrangementet. I tillegg til dette benytter de også påmeldingssystemet til utsendelse av SMS med informasjon til de påmeldte. En svært nyttig funksjon når man skal sjekke inn nesten 1000 deltagere, hvor hundrevis ankommer samtidig. Man kan enkelt sende ut SMS samme dag eller dagen før, med QR-koden for innslipp inkludert i SMSen. Dette sparer mye tid, da deltagerne ikke trenger å lete igjennom e-posten sin for å finne billetten. Dette fikk vi erfare førstehånds, da vi var med CUMA Event på innslipp av 1000 deltagere i København.

Det store innrykket

Vi har også tidligere hatt on-site support for kunder som Aschehougs hagefest, Miss Norway m. fl. – men det er alltid spennende og gøy å se hvordan løsningen vår fungerer ute «i felten». De første timene av dagen ble det sjekket inn et ti-talls deltagere, og det gikk rolig for seg. Men rundt klokken 16 kom rushet med deltagere, og på få timer ble det sjekket inn over 600 stykker. Deltagerne kom i puljer på noen hundre av gangen, og nesten alle hadde sin QR-kode klar på telefonen da de kom frem til standen som var satt opp for innslipp. Vi skannet QR-koden med strekkodeleser, og innslipp-programmet Participant Print. Dette muliggjør automatisk print av riktig navnelappen til deltageren. Man kan også velge å skanne strekkode med appen ‘Participant’, men dersom man ønsker automatisk print av navnelapper, er det strekkodeleser og PC som gjelder – vi tilbyr utleie av begge deler.

Tross effektive løsninger kan det bli kø når det står hundrevis og venter på å bli sjekket inn, og vi tør nesten ikke tenke tanken på hvor kaotisk det kunne blitt dersom man skulle lett frem navn i printede lister.

Innslipp gjennomført og arrangementet er i gang

Innsjekk gikk raskt og greit, og alle deltagerne fikk utdelt sine navnelapper og program for dagen. Vi takker CUMA Event for et godt samarbeid hittil!

Bistand med innslipp er et produkt vi tilbyr på timesbasis, og vi stiller mer enn gjerne opp for å hjelpe våre arrangører. Dersom du trenger hjelp med innslipp på ditt event, kan du ta kontakt med oss for et uforpliktende tilbud 🙂