Hvordan du som arrangør kan håndtere COVID-19 best mulig

Hverdagen som arrangør har tatt en brå vending for mange, og det er nå nye utfordringer man står ovenfor. Spesielt er det vanskelig å si hvordan morgendagen blir, hvilke restriksjoner som blir påbudt, hvor lenge de vil gjelde og hvilke lover og regelverk man skal følge. Vi i Deltager.no håper dette innlegget kan være til hjelp for at du som arrangør kan ta de rette valgene, og kommuniserer på en god måte med dine deltagere. Her vil vi drøfte ulike scenarioer du må ta hensyn til og viktigheten av å ha en Plan B klar.

Dagens anbefalinger fra myndighetene

Vår generelle anbefaling, er å holde deg oppdatert på hjemmesidene til Folkehelseinstituttet og Helsedirektoratet for eventuelle endringer.

I skrivende stund har Helsedirektoratet utlyst forbud mot og stenging av blant annet kulturarrangementer, idrettsarrangementer og organisert idrettsaktivitet både innendørs og utendørs.

Videre vil det alltid være viktig å forebygge smitte ved ulike tiltak. Dette er blant annet å begrense fysisk kontakt med andre, god håndhygiene, bruke lommetørkle o.l. ved hoste, unngå store folkemengder og vurdere hjemmekontor så langt det lar seg gjøre.

Vi skal nedenfor se på ulike tiltak og vurderinger du som arrangør kan ta hensyn til.

Kommuniser med dine deltagere

Det viktigste for deltagerne vil være å vite hva som skjer, spesielt når man leser at mange arrangementer blir avlyst. 

Ikke la deltagerne dine stå uvitende til om arrangementet vil avholdes og hvilke vilkår som vil gjelde dersom dere velger å utsette eller kansellere arrangementet.

Velger du å avholde som planlagt bør du være tydelig på hvilke tiltak som vil bli gjort for å forebygge smitte. Som for eksempel å opplyse om hygienestandarden i kurslokalene, og oppfordre til egen transport, andre hilsemetoder enn håndhilsning, og tilby hånd-desinfeksjon og papirlommetørkle.

Folkehelseinstituttet har en plansje for dette her.

Webinar og webkurs

Dersom ditt arrangement (eller deler av innholdet) ikke er avhengig av en fysisk møteplass, kan du vurdere å avholde et «webinar» / «webkurs».

Dette er møter-, kurs, foredrag og lignende som skjer over nett. Det finnes flere tilbydere som muliggjør for en tilfredsstillende gjennomføring, der interaksjon mellom deltager og arrangør ivaretas gjennom en web-løsning.

Det finnes flere gratis og rimelige løsninger som kan være et godt alternativ. Sjekk ut denne artikkelen, som gir en god introduksjon i webinar-løsninger og noen leverandører vi kan anbefale.

Hvordan sikre økonomien som arrangør

Dersom din jobb og inntekt avhenger av deltagere, er denne tiden ekstra krevende. Mange blir godt i varetatt av ulike pakker levert fra myndighetene, men dette gjelder ikke alle.
Deltager.no tilrettelegger tre ulike løsninger som kan hjelpe deg som arrangør og sikre inntekt.

LES MER

Utsett arrangementet

Som arrangør har du leveringsplikt ovenfor dine deltagere, men oppstår det hindringer utenfor din kontroll (for eksempel force majeure eller offentlig påbud som følge av Koronaviruset) kan det være du må ta stilling til utsettelse eller i verste fall avlyse arrangementet.

Ved å utsette arrangementet vil du kunne redusere økonomiske belastninger, og få mer tid til å forberede en «plan b» der du kan gjennomføre arrangementet når smittefaren har minsket.

Uavhengig av hva du måtte foreta deg så er det viktig å huske opplysningsplikten ved endringer på dine arrangement. Med Deltager.no, kan du når som helst sende ut SMS og / eller e-post, til dine deltagere. 

Skulle du ha spørsmål til hvordan du kan utsette / flytte arrangementet du har opprettet via Deltager.no så kan du alltid ta kontakt med oss.

Avlyse arrangementet

Det å kansellere et arrangement er som regel alltid siste utvei, da det kan få store økonomiske konsekvenser både på kort og lang sikt.

Skulle man stå ovenfor en slik avgjørelse, må man vurdere tiltak for å redusere de økonomiske tapene. Dette kan være:

  • Sjekk nasjonale lover, som omtaler hvilke rettigheter som gjelder ved endringer
  • Sjekk egne salgsbetingelser
  • Kontakt dine leverandører og hør hvordan du kan redusere dine kostnader
  • Kontakt juridiske enheter som kan bistå til å ta riktig beslutning ift. dine rettigheter og tolkning av nasjonale lovverk

Overordnet bør du derfor sette deg inn i lovverket som omberammer tilfeller der du må kansellere arrangementet på grunn av hindringer utenfor din kontroll.

I kapittelet nedenfor skal vi gå litt mer i detalj, på hvilke lovverk vi vil anbefale deg å se på.

Nasjonale regelverk og dine plikter som arrangør

MERK! Deltager.no er ikke en juridisk institusjon og rådene vi gir må ikke forveksles som en rettslig begrunnelse til hvordan du skal forholde deg til nasjonale lovverk. Dette er kun veiledning til hvilke lovverk du bør sette deg inn i.

Følgende veiledning gjelder kun salg av kurstjenester der du som næringsdrivende selger disse til forbrukermarkedet. Start derfor med å avklare hvilke nasjonale lover som regulerer din virksomhet:

 

Ved fjernsalg (f.eks. på nett) av kurstjenester til  forbrukermarkedet, vil Angrerettloven være sentral. Denne er også kjent som lov om opplysningsplikt og angrerett ved fjernsalg og salg utenom faste forretningslokaler.

Videre vil kapittel 6 i Angrerettloven regulerer angreretten for avtaler som ikke gjelder finansielle tjenester (f.eks. banktjenester, kredittjenester etc.). I §20 og §21 står det mer om forbrukerens rettigheter til å gå fra avtalen, men det vil samtidig i §22 stå opplyst hvilke unntak som gjelder bruk av angrerett.

For arrangører som tilbyr kurstjenester som fritidsaktivitet vil §22 bokstav m, være aktuelt å sette seg inn i, da den sier at angreretten ikke gjelder avtaler «… knyttet til fritidsaktiviteter når det i avtalen er fastsatt en bestemt dato eller et bestemt tidsrom for utførelsen av slike tjenester».

Eksempler på avtaler som faller inn under «fritidsaktiviteter», og dermed unntatt angrerett, er kjøp av billetter til kultur- eller sportsarrangementer, påmelding til hobbykurs o.l. Aktiviteter knyttet til jobb og utdanning faller utenfor denne definisjonen.

Videre er det verdt å nevne forbrukerkjøpsloven §21 hvis du må avlyse ditt arrangement. Det må her tas en løpende vurdering om den kan komme til anvendelse, så lenge det foreligger forbud mot og stenging av ulike arrangementer og tilbud for hindre spredning av covid-19.

Vær også oppmerksom på egen opplysningsplikt jfr. Angrerettloven §8. Det går her i detalj på hvilken informasjon du er pliktig å gi, som næringsdrivende, i forkant av en avtale. For eksempel egne salgsbetingelser.

Vi minner igjen om at informasjonen gitt her, kun er ment som veiledning og gir ingen rettslig begrunnelse. Vår klare anbefaling er å ta kontakt med en advokat for korrekt juridisk bistand, for å unngå feiltolkninger av hvilke lovverk som gjelder for deg samt hvordan du kan sikre riktig kommunikasjon til dine deltagere.

Vi vil hjelpe så godt vi kan

Deltager.no er ingen juridisk institusjon, men vi har i denne artikkelen kun forsøkt å dele våre erfaringer, vurderinger og tilbakemeldinger fra andre kunder.

Selv om det er mange fellestrekk blant våre kunder, så er det også flere ulikheter som igjen gjør det vanskelig å gi helt konkrete råd til hva du må gjøre. Vi håper allikevel denne blogg-artikkelen har vært en god veiledning til hvordan du kan håndtere dagens utfordringer på rett vis.

Husk også at veiledningene i denne blogg-artikkelen også kan være gjeldende ved senere anledninger. Vårt siste tips er derfor at du tar dette til ettertanke, slik at dagens tiltak også kan brukes i fremtiden.

Ta kontakt med oss, dersom det er noe du lurer på eller om vi kan være behjelpelig på noen måte. 

Legg igjen en kommentar

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Siden 2003 har vi levert online påmeldings- og betalingsløsninger.

Vårt nyhetsbrev

Vær blant de første som hører om våre nye funksjoner og tilbud.

Hjelp?

Sjekk gjerne ut våre supportsider som besvarer det meste man kan lure på.

Copyright © 2019 Betingelser og bruk | Personvern | Cookies