Eventbransjen: slik planlegger du for usikre koronarestriksjoner

Vi i Deltager.no følger tett med på utviklingen av koronasituasjonen. I lys av dagens smittesituasjon, opplever vi at flere arrangører planlegger for «plan B» og ser etter løsninger som forenkler eventuelle prosesser dersom man må justere sine arrangement etter nye/endrede/lokale retningslinjer. I dette innlegget vil vi derfor fokusere på å opplyse deg om hvordan du kan planlegge ditt arrangement med noe lavere skuldre og mindre risiko for både arrangør og deltagere.

Tydelige salgsbetingelser

Hva gjelder ved endring eller ev. kansellering?

Salgsbetingelser har blitt en hygienefaktor for både deltager og arrangør. Dagens forbrukermønster endret seg noe under de første bølgene – og vi ser i dag deltagere etterspørre salgsbetingelser i forkant av påmelding, dersom dette ikke er tydelig fremvist. En gjennomgang av egne salgsbetingelser gjør det i tillegg enklere for deg å håndtere eventuelle endringer- da du allerede har planlagt prosesser. Eksempelvis planlegger mange kommuner å innføre Korona-sertifikat slik at kun de som er fullvaksinerte kan delta på bestemte kurs eller arrangement som samler mange mennesker. Dette kan da være en betingelse for påmelding og en egen bekreftelse de må huke av i påmeldingsskjemaet

Utsett betalingen

Dersom du ikke skal avholde ditt arrangement før om noen måneder, men ønsker å motta påmeldinger i god tid – kan «godkjenne ordre» funksjonaliteten kanskje passe deg.

Denne lar deltageren melde seg på til ditt arrangement og fylle ut påmeldingsskjema med tilhørende prisinformasjon, uten å gjennomføre betaling. Denne aktiveres på tidspunktet du ønsker, ved å sende ut en automatisk generert e-post med tilhørende betalingslenke til hver deltager. 

Som arrangør kan du holde oversikt over de påmeldte og planlegge arrangementet i god tid uten å bekymre deg over eventuelle refusjoner.

Tilby delbetaling

Et annet betalingsalternativ er delbetaling eller depositumsbetaling. Her legger du som arrangør opp til et betalingsløp, hvor deltageren eksempelvis betaler 20% av påmeldingsavgiften ved påmelding. Dette kan være en sum for å knytte betalingsløpet til kortet, men det kan og være summen du må ha for å sikre egne leveranser (eksempelvis depositumsbetaling for lokale). Heretter trekkes resterende sum nærmere gjennomføring automatisk fra kortet som ble brukt ved påmelding.

Dette er en betalingsmetode som både sikrer deg forutsigbarhet, og deltageren trygghet.

Utsett / endre/ del opp – ikke avlys

Som arrangør har du leveringsplikt ovenfor dine deltagere, men oppstår det hindringer utenfor din kontroll (for eksempel force majeure eller offentlig påbud som følge av Koronaviruset) kan det være du må ta stilling til utsettelse eller i verste fall avlyse arrangementet.

Ved å utsette arrangementet vil du kunne redusere økonomiske belastninger, og få mer tid til å forberede en «plan b» der du kan gjennomføre arrangementet når smittefaren har minsket. Uavhengig av hva du måtte foreta deg så er det viktig å huske opplysningsplikten ved endringer på dine arrangement. Med Deltager.no, kan du når som helst sende ut SMS og / eller e-post, til dine deltagere.

Mulige endringer kan her være å:

Utsette arrangementet
Med dette kan du enkelt forskyve tidspunktet på arrangementet, og la resten av detaljene stå som planlagt.

Gjennomfør online
Dersom ditt arrangement (eller deler av innholdet) ikke er avhengig av en fysisk møteplass, kan du vurdere å avholde et webinar eller hybrid arrangement.

Deltager.no har hjulpet flere arrangører med påmelding og betaling for arrangementer som avholdes som webinar. Les eksempelvis hvordan Favne Psykologbistand når ut til flere deltagere med faglig webinar.

Flytte deltagere
Visste du at Deltager.no tilbyr funksjonaliteten «flytte deltagere»? Flytte deltagere lar deg enkelt flytte deltagere fra et arrangement til et annet enkelt i systemet. Det betyr at du eksempelvis kan legge opp til flere gjennomføringer av dine arrangement og kurs, dersom du må stramme inn på eksempelvis maksbegrensninger.

Ved refusjon

Dersom du legger til rette for refusjon i dine salgsbetingelser, så kan det være greit å planlegge hvordan dette skal gjennomføres. For eksempel kan det være greit å tydeliggjøre hvilke vilkår som gjelder for refusjoner. Noen arrangører forklarer eksempelvis at man godtar avbestillinger inntil 15 dager før gjennomføring.

Vår klare anbefaling er å i tillegg tilby andre former for tilgodegjørelse som eksempelvis å tilby gavekort eller kampanjekoder for deltagere som ønsker å delta ved senere anledning. Les gjerne denne brukerveilederen som forklarer hvordan du tilbyr dette

Dersom du skal gjennomføre en refusjon, så kan det være greit å gjøre seg litt kjent med prosessen underveis. Selve refusjonen vil påmeldingssystem som Deltager.no tilrettelegge for, enten automatisk eller delvis manuelt.

Gjør det enklere med Deltager.no

Vi i Deltager.no ser at flere arrangører går over til et påmeldingssystem fordi det effektiviserer hverdagen for arrangøren. Vi ser også at flere åpner øynene for hvordan et påmeldingssystem kan skape muligheter og hjelper til med å overholde retningslinjene som følge av koronasituasjonen.

Om du behøver hjelp for å komme i gang med påmeldingene eller diskutere tiltak for koronarestriksjoner, så kan du når som helst ta kontakt med oss. Fyll gjerne ut vårt kontaktskjema under dersom du ønsker å teste ut nevnte funksjonaliteter gratis til ditt neste arrangement.

Legg igjen en kommentar

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Siden 2003 har vi levert online påmeldings- og betalingsløsninger.

Vårt nyhetsbrev

Vær blant de første som hører om våre nye funksjoner og tilbud.

Hjelp?

Sjekk gjerne ut våre supportsider som besvarer det meste man kan lure på.

Copyright © 2021 Betingelser og bruk | Personvern | Cookies