Planlegg tidlig
Et vellykket arrangement skjer sjeldent pga. tilfeldighetene
Start planlegging tidlig, slik at du får du en god oversikt og kan unngå havne i situasjoner du ikke rakk å kartlegge. Splitt for eksempel opp de ulike fasene av ditt arrangement, og kartlegge hva du trenger ta høyde for.
- Før arrangementet kan du avklare tiltak hvis billettsalget ikke går som planlagt.
- Underveis i arrangementet kan det være greit å vite hvordan du skal kommunisere praktisk informasjon og / eller endringer.
- I etterkant av arrangementet, kan det være greit å vite hvordan du får evaluering du trenger og ikke minst hvordan du kan konvertere dem til dine nyhetsbrev.
Med god planlegging reduserer du sannsynligheten for skippertak og dårlige løsninger, fordi man ikke forutså det åpenbare, og må drive brannslukking.
Sitt heller igjen med tid til overs – tid du kan bruke på å forbedre arrangementet ytterligere.
Tenk som en deltager
Forestill deg opplevelsen gjennom deltagerens øyne
Forestill deg at du selv skulle deltatt på ditt eget arrangement. Hva ville vært viktig for deg, for en vellykket opplevelse? Effektiv innsjekk med gode kø-ordninger, kvalitet på mat og drikke, kursinnhold, live-diskusjoner og deltakelse fra publikum? Eller er det tiden du kan bruke på å knytte kontakter i pausene?
Det kan ofte være lett å glemme å se opplevelsen fra kundens ståsted – og er du usikker på om du selv er riktig person å spørre så spør en venn, kollega eller noen i familien din. De fleste har deltatt på et arrangement eller to i sitt liv.
Bygg en god påmeldingsside
Enkle sider konverterer best
Sørg for at du maksimaliserer potensialet til din påmeldingsside ved å gi nyttig men konkret informasjon, bruk bilder og video for å formidle budskap (bilde sier mer enn 1 000 ord) og gjør det enkelt å fylle ut registreringsskjema.
Videre bør du tenke på kundereisen og hvordan dine kunder skal finne deg via digitale medier. Tenk søkemotoroptimalisering, der innholdet på påmeldingssiden også bør reflektere det du annonserer og at du samtidig tenker på for eksempel URL-en til påmeldingssiden.
Hvis du også kjører betalte annonser via for eksempel Facebook, så anbefaler vi deg å tenke forskjellig annonsebudskap i forskjellig steg av kundereisen.
Og test påmeldingssiden før du går live – del lenken gjerne med dine venner eller følg med underveis så du kan gjøre A/B-testing.
Kommuniser, kommuniser, kommuniser
God kommunikasjon er viktig i alle relasjoner
Det er ikke nødvendigvis bare snakk om endringer, men praktisk informasjon kan gjerne kommuniseres i forkant og underveis. Hva skjer når, pakkelister og praktisk informasjon om stedet man skal være på.
Ved sommeraktiviteter der barn er involvert, kan det være greit å kommunisere fortløpende med foreldrene. Kanskje setter de pris på en liten oppsummering hver kveld, om hva man har gjort og planen for morgendagen.
I etterkant av for eksempel en sommerleir, så kan det være nyttig å opprettholde dialogen ved å sende ut en e-post der du takker for årets deltagelse og oppfordrer til å melde seg på ditt nyhetsbrev. På denne måten kan du opprettholde kommunikasjon gjennom året, og gi tilbud når du setter opp andre aktiviteter. Kanskje skal du også ha noen høst- og vinteraktiviteter?
Bonus tips – vær attraktiv
Følg med på trendene
I vårt blogg-innlegg om event-trendene for 2020 tar vi blant annet opp hvordan man skal tenke miljøbevisst, utnytte mulighetene med webinar og e-læring, fokus på den enkelte deltageren og riktig bruk av data i lys av personvernrettigheter.
Vi anbefaler deg å holde deg oppdatert på ulike event-trender i 2020 ved å blant annet bruke sosiale medier som LinkedIn og delta i gruppediskusjoner – som for eksempel Event Planning & Event Management – the 1st Group for Event Professionals.
Sommerkampanje
Har du begynt å planlegge dine sommeraktiviteter, eller venter du fortsatt litt til?
Som et incentiv til deg som planlegger tidlig, har vi et unikt sommertilbud der du får med ekstra funksjonalitet i vår standardløsning, Deltager Basic, uten ekstra kostnad (eller forpliktelser).
Tilbudet løper frem til 17. februar
- 00Dager
- 00Timer
- 00Minutter
- 00Sekunder
