Hvordan gjennomføre arrangement med dagens korona-restriksjoner

Vi i Deltager.no følger tett med på utviklingen av koronasituasjonen. Etter de nye endringene vi ble presentert for under pressekonferansen 29.oktober har arrangementsbransjen blitt berørt på ny, og flere syntes det er vanskelig å planlegge videre drift. I dette innlegget vil vi derfor fokusere på å opplyse deg om de nye restriksjonene, og gi deg våre anbefalinger for hvordan du kan gjennomføre dine arrangement.

De nye nasjonale tiltakene som tredde i kraft 29. oktober oppsummeres slik

(kilde: Helsedirektoratet.no)

  • Arrangementer på offentlig sted kan gjennomføres med inntil 200 personer (merk at kommunen kan ha innført lokale tiltak – se derfor din kommunes nettside for informasjon)
    • For utendørs arrangement på offentlig sted er det tillatt å gjennomføre med inntil 600 personer til stede samtidig, så lenge publikum sitter på fastmonterte seter og er inndelt i grupper på 200 personer. Mellom hver gruppe skal avstanden være minimum 2 meter.
    • For innendørs arrangement på offentlig sted er det tillatt å gjennomføre arrangementer med inntil 200 personer tilstede samtidig. Det er ikke krav om fastmonterte seter.
 
  • Private sammenkomster på offentlig sted eller i leid/lånt lokale kan gjennomføres med maks 50 deltagere. Eksempel på slike sammenkomster kan være julebord, firmafester, bursdager og seremonier
 
  • Maks 5 inviterte deltagere på private sammenkomster i eget hjem, hage eller hytte
  • Det skal holdes minst én meter avstand til andre personer
  • Smittesporing er fortsatt arrangørens ansvar og pålagt
  • Ny støtteordning til de arrangørene som gjennomfører fysiske arrangement innen 31.12.2020
  • Ingen begrensing på digitale arrangement😉!
 

NB! Vi minner om at du til enhver tid må holde deg oppdatert på tiltak og eventuelle endringer som Regjeringen kommer med. Vi minner i tillegg om at det kan fremkomme særskilte ordninger i din kommune så sjekk deres nettsider for mer informasjon.

Basert på dette vil vi gi dere fem nyttige tips til hvordan dere kan gjennomføre deres arrangementer:

1. Maksbegrensning

Grensen på maksimalt antall deltagere er 200 personer for arrangement på offentlig sted. Eller 600 for utendørs arrangement, hvor man grupperer kohorter.

Som arrangør står man og ansvarlig for å gjøre det enkelt for deltagere og følge smittevernstiltakene, som å holde minimum én meter avstand til andre deltagere. I et kurslokale innebærer dette f.eks. at annenhver stol ikke er i bruk.

Disse maksbegrensningene forhindrer derimot ikke arrangøren fra å kunne ta imot deltagere i flere puljer / tidsrom. Dette setter krav til at du gjennomfører gode rutiner for å eliminere risikoen for smitte, ved bl.a. desinfisering, mellom puljene / tidsrommene.

Med et påmeldingssystem fra Deltager.no kan du enkelt opprette egne grupper for ulike kohorter, maks-begrensninger og eventuelt differensierte priser om du selger fysiske og digitale billetter. Da lar du deltagerne velge hvilken kohort dem tilhører, og du har kontroll på hvor dem skal være og samtidig forhindre at maksbegrensningen per kohort overstiges.

2. Påmelding og innsjekk

Som arrangør står man ansvarlig for å vite hvem dine deltagere er, med navn og kontaktinformasjon. Dette kan man løse på en svært enkel måte, ved å sette opp et registreringsskjema via et påmeldingssystem som Deltager.no. 

Hos oss lager du et registreringsskjema etter dine behov og kan derfor innhente informasjonen du trenger fra dine deltagere. I tillegg kan du også ta imot online betaling med VIPPS eller kort, som betyr et mindre kontaktpunkt (og bedre kontroll).

Når dine deltagere ankommer arrangementet kan du sjekke dem inn via QR-koden som er på kvitteringen eller søke på navn / mobilnummer. Dette vil effektivisere innsjekk, i tillegg til å redusere fysisk kontakt med dine deltagere ved at dem ikke må levere inn fysiske billetter (færre kontaktflater mellom deg og dine deltagere – og mer miljøvennlig), samt redusere kø hvis mange deltagere kommer samtidig. 

3. Kommuniser godt med dine deltagere

Som arrangør er det viktig å kommunisere hvilke smitteverntiltak dine deltagere vil forholde seg til før og under arrangementet. Folkehelseinstituttet har en plansje for dette her.

Med Deltager.no kan du gi denne informasjonen på påmeldingssiden, i kvitteringen dem mottar og via SMS og / eller e-post, som en vennlig påminnelse.

Se denne videoen for hvordan du sender en melding til dine deltagere.

Et ekstra tips er å oppdatere dine salgsbetingelser, der du kan ta høyde for avlysninger, kansellering eller endringer (for eksempel utsettelse). Dette beskytter deg som arrangør samtidig som det gir deltageren tydelig direktiv for hva som gjelder ved ulike scenarioer. Vi erfarer at det, i disse tider, er til alles beste å være tydelig hva som vil gjelde ved fordi man kan slippe ubehagelig reaksjoner hvis man ikke har vært tydelig på dette i forkant.

4. Webinar / "Hybrid"-arrangement

Dersom ditt arrangement (eller deler av innholdet) ikke er avhengig av en fysisk møteplass, kan du vurdere å avholde et webinar eller live-stream.

Deltager.no har hjulpet flere arrangører med påmelding og betaling for arrangementer som avholdes som webinar. Dette har vist seg å være svært lønnsomt og vi ser stor etterspørsel blant deltagerne, siden dem også kan være opptatt av smittevernstiltak som å unngå større forsamlinger.

Vi ser også at flere tilbyr en “hybrid-løsning”, ved at man selger f.eks. 200 billetter til fysisk deltagelse og x-antall billetter for å delta via webinar eller live-stream.

Med Deltager.no kan du tilby differensierte priser, som gjør det mulig å ta ulik pris for ulike deltagelse. Utsendelse av lenke til webinar og / eller live-stream kan du også sende gjennom vårt påmeldingssystem.

Uansett hva du velger, så vil både du og dine deltagere ha større fleksibilitet, i tillegg til å sikre best mulig tiltak for smittevern. Deltageren kan selv velge alternativet som passer seg, og skulle det skje noe med enten deltageren eller reguleringene, kan man enklere gå over til en webinar-løsning, med færre justeringer.

5. Få støtte fra Kulturdepartementet

Regjeringen har avsatt inntil NOK 500 millioner til de arrangørene som gjennomfører et fysisk arrangement innen 31.12.2020. Intensjonen er at man skal stimulere til gjennomføring av arrangement med dagens Korona-restriksjoner selv om det blir ulønnsomt. I praksis så vil Kulturdepartementet dekke det forventede underskuddet slik at aktivitetene holdes i gang uten at det skal gi arrangøren store underskudd. For mer informasjon om støtteordningen, kan du gå inn på kulturradet.no.

Deltager.no gjør det enklere

Deltager.no har over 2 000 forskjellige typer arrangører, som gjennomfører både små og store arrangementer. Med vårt påmeldingssystem gir vi deg fleksibiliteten du trenger for å kunne gjennomføre alt fra idrettsarrangement, hobbykurs, treningskurs, webinar / live-stream, foredrag, kick-offs og andre kulturarrangementer.

Vi i Deltager.no ser at flere arrangører går over til et påmeldingssystem fordi det effektiviserer hverdagen for arrangøren (mindre tid på Excel, fulle innbokser og bedre kontroll over påmelding og betaling). Vi ser også at flere åpner øynene for hvordan et påmeldingssystem kan skape muligheter og hjelper til med å overholde retningslinjene som følge av koronasituasjonen.

Ta kontakt med oss, dersom det er noe du lurer på eller om vi kan være behjelpelig på noen måte eller start opp med å teste systemet gratis ved å registrere en konto her.

Legg igjen en kommentar

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Siden 2003 har vi levert online påmeldings- og betalingsløsninger.

Vårt nyhetsbrev

Vær blant de første som hører om våre nye funksjoner og tilbud.

Hjelp?

Sjekk gjerne ut våre supportsider som besvarer det meste man kan lure på.

Copyright © 2019 Betingelser og bruk | Personvern | Cookies