Hvordan gjennomføre arrangement med dagens restriksjoner

Vi har tidligere skrevet om hvordan du som arrangør kan gjennomføre dine arrangementer med påbudene som først oppstod i lys av koronasituasjonen. Etter siste pressekonferanse fra Regjeringen (7. august 2020) har vi valgt å gi dere fire nye tips og triks til hvordan dere kan gjennomføre deres arrangement, ved bruk av Deltager.no.

Dagens anbefalinger

Vår generelle anbefaling, er å holde seg oppdatert på hjemmesidene  til Folkehelseinstituttet og Helsedirektoratet.

Anbefalingene vi vil komme med i denne artikkelen er beskrevet med utgangspunktet fra regjeringens pressekonferanse 7 august 2020. Neste pressekonferanse vil avholdes 14. august, og det som kan påvirke mange av arrangørene vil nok være oppdateringer rundt åpning av arrangementer for breddeidretten, økning av antall deltagere fra 200 til 500 og bruk av munnbind.

Pressekonferansen fra fredag 7. august kan kjapt oppsummeres med at det er ingen endringer på dagens situasjon. Dvs.:

  • Maks 200 deltagere på offentlige arrangement og 20 for private arrangement.
  • Det skal holdes én meter avstand 
  • Det skal være tilrettelagt for preventive smittetiltak 
  • Smittesporing er fortsatt arrangørens ansvar
 

Vi skal derfor gi dere fire nyttige tips til hvordan dere kan gjennomføre deres arrangementer, med dagens påbud.

1. Maksbegrensning

Grensen på maksimalt antall deltagere er 200 personer for offentlige arrangement og 20 for private arrangement. 

Som arrangør står man og ansvarlig for å gjøre det enkelt for deltagere og følge smittevernstiltakene, som å holde minimum én meter avstand til andre deltagere. I et kurslokale innebærer dette f.eks. at annenhver stol ikke er i bruk.

Disse maksbegrensningene forhindrer derimot ikke arrangøren fra å kunne ta imot deltagere i flere puljer / tidsrom. Men husk at dette setter krav til at du gjennomfører gode rutiner for å eliminere risikoen for smitte, ved bl.a. desinfisering, mellom puljene / tidsrommene.

Eksempelvis har Frognerbadet i Oslo lagt opp sine dager i fem tidsbolker, hvor 200 deltagere kan komme og oppholde seg i to timer om gangen. Da vil man til enhver tid ha kontroll på de besøkende, og man kan vaske over alle flater mellom hver tidsbolk.

2. Påmelding og innsjekk

Som arrangør står man ansvarlig for å vite hvem dine deltagere er, med navn og kontaktinformasjon. Dette kan man løse på en svært enkel måte, ved å sette opp et registreringsskjema via et påmeldingssystem som Deltager.no. 

Ved påmelding via Deltager.no, lager du registreringsskjema slik du ønsker og kan derfor innhente informasjonen du trenger fra dine deltagere. I tillegg kan du også ta imot online betaling med VIPPS eller kort, som betyr et mindre kontaktpunkt (og bedre kontroll).

Når dine deltagere ankommer arrangementet kan du sjekke dem inn via QR-koden som er på kvitteringen eller søke på navn / mobilnummer. Dette vil effektivisere adgangskontroll, i tillegg til å redusere fysisk kontakt med dine deltagere ved at dem ikke må levere inn fysiske billetter (færre kontaktflater mellom deg og dine deltagere – og mer miljøvennlig), samt redusere kø hvis mange deltagere kommer samtidig. 

Les dette blogg-innlegget, og se en video der vi hjelper Newsec med innsjekk til deres Oktoberfest.

3. Kommuniser godt med dine deltagere

Som arrangør er det viktig å kommunisere hvilke smitteværntiltak dine deltagerene vil forholde seg til før og under arrangementet. Folkehelseinstituttet har en plansje for dette her.

Med Deltager.no kan du gi denne informasjonen på påmeldingssiden, i kvitteringen dem mottar og via SMS og / eller e-post, som en vennlig påminnelse.

Se denne videoen for hvordan du sender en melding til dine deltagere.

Et ekstra tips er å oppdatere dine salgsbetingelser, som omfatter kansellering grunnet nye retningslinjer som gjør at arrangementet blir endret eller i verste fall må utsettes eller avlyses. Dette for å beskytte både deg som arrangør, men også hvilke rettigheter deltageren har dersom dem føler for stor risiko for smitte ved å delta på arrangementet (f.eks. kan det være greit å tydeliggjøre hvilke vilkår som gjelder for refusjoner).

Les også denne brukerveiledningen for hvordan du kan legge til egne salgsbetingelser i ditt påmeldingsskjema.

4. Webinar / "Hybrid"-arrangement

Dersom ditt arrangement (eller deler av innholdet) ikke er avhengig av en fysisk møteplass, kan du vurdere å avholde et webinar. Deltager.no har hjulpet flere arrangører med påmelding og betaling for arrangementer på nett. Dette har vist seg å være svært lønnsomt og vi ser stor etterspørsel blant deltagerne, siden dem også kan være opptatt av smittevernstiltak som å unngå større forsamlinger.

Les vårt blogg-innlegg om hvordan du kan gjennomføre webinar her.

Vi ser også en trend der man tilbyr en “hybrid-løsning”, ved at man selger f.eks. 200 billetter til fysisk deltagelse og x-antall billetter for å delta via webinar eller få tilsendt video fra arrangementet i etterkant.

Med Deltager.no kan du tilby differensierte priser, som gjør det mulig å ta ulik pris for ulike deltagelse. Utsendelse av lenke til webinar og / eller video kan du også sende gjennom vårt påmeldingssystem.

Uansett hva du velger, så vil både du og dine deltagere ha større fleksibilitet, i tillegg til å sikre best mulig tiltak for smittevern. Deltageren kan selv velge alternativet som passer seg, og skulle det skje noe med enten deltageren eller reguleringene, kan man enklere gå over til en webinar-løsning, med færre justeringer.

Les hvordan Potensialbygger gjorde endringer fra fysisk arrangement til webinar, som følge av de første reguleringene som Regjeringen kom med.

Deltager.no gjør det enklere

Deltager.no har over 2 000 forskjellige typer arrangører, som gjennomfører både små og store arrangementer. Med vårt påmeldingssystem gir vi deg fleksibiliteten du trenger for å kunne gjennomføre alt fra idrettsarrangement, hobbykurs, treningskurs, webinar, foredrag, kick-offs og andre kulturarrangementer (konserter, forestillinger m.m.).

Vi i Deltager.no ser at flere arrangører går over til et påmeldingssystem fordi det effektiviserer hverdagen for arrangøren (mindre tid på Excel, fulle innbokser og bedre kontroll over påmelding og betaling). Vi ser også at flere åpner øynene for hvordan et påmeldingssystem kan skape muligheter og hjelper til med å overholde retningslinjene som følge av koronasituasjonen.

Ta kontakt med oss, dersom det er noe du lurer på eller om vi kan være behjelpelig på noen måte eller start opp med å teste systemet gratis ved å registrere en konto her.

Legg igjen en kommentar

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Siden 2003 har vi levert online påmeldings- og betalingsløsninger.

Vårt nyhetsbrev

Vær blant de første som hører om våre nye funksjoner og tilbud.

Hjelp?

Sjekk gjerne ut våre supportsider som besvarer det meste man kan lure på.

Copyright © 2019 Betingelser og bruk | Personvern | Cookies