Slik planlegger du billettering og innsjekk i tråd med gjenåpningen

Nå innføres trinn 3 av gjenåpningsplanen. Det betyr at flere arrangører kan løfte hånden fra pause-knappen og starte planleggingen av sommerens og høstens arrangement. I dette innlegget gir vi deg det viktigste du må tenke på for å komme i gang med større arrangement.

Vi har tidligere diskutert hvordan du enkelt tilrettelegger dine arrangement i henhold til smitteverntiltakene, med blant annet antallsbegrensing, kommunikasjon og hybrid-arrangement. I dette blogg-innlegget ser vi nærmere på hvordan du forenkler gjenåpningen av større fysiske arrangement:

I korte trekk ser vi disse endringene i trinn 3:

  • Private arrangement: inntil 100 personer på offentlig sted, eller i leide/ lånte lokaler

  • Offentlig arrangement uten koronasertifikat: Innendørs; Inntil 400 personer (200 x 2 kohorter) uten faste tilviste sitteplasser, men 1000 (500 x 2) hvis alle i publikum sitter i faste tilviste plasser. Utendørs; Inntil 800 personer (200 x 4 kohorter) uten faste, tilviste sitteplasser, men 2000 personer (500 x 4 kohorter) hvis alle i publikum sitter i faste, tilviste plasser.

  • Offentlig arrangement med koronasertifikat:

    Innendørs; 50 % kapasitet opp til maks 1 000 personer (delt i kohorter på inntil 500) uten faste tilviste sitteplasser, men 50 % kapasitet opp til maks 2 500 personer delt i kohorter på inntil 500 hvis alle i publikum sitter i faste tilviste plasser. Utendørs; 50 % kapasitet opp til maks 2000 personer (delt i kohorter på inntil 500) uten faste tilviste sitteplasser, men 50 % kapasitet opp til maks 5000 personer delt i kohorter på inntil 500 hvis alle i publikum sitter i faste, tilviste plasser.

Informasjonen ovenfor tar for seg de nasjonale tiltakene, som står opplyst på regjeringens nettsider. Husk alltid å sjekke lokale bestemmelser, for å vite hva som er gjeldende for ditt arrangement.

Billettering og innsjekk med Deltager.no:

Arrangører står fortsatt ansvarlig for å holde oversikt over hvor mange som befinner seg på et arrangement, og må kunne stille med lister ved eventuelle smitteutbrudd. Dette er arbeid som kan være svært tidkrevende, med mindre man har systemer som Deltager.no.

Hos oss setter du opp din påmeldingsside slik at deltageren kan betale med Vipps eller kort. Deltageren vil så motta en ordrebekreftelse med billett (QR- eller strekkode), som kan printes ut eller fremvises på mobiltelefon. Under arrangementet skanner du enkelt inn deltagerens QR- eller strekkode med appen ‘Participant’. Du kan også bruke strekkode-leser og PC, hvor du får mulighet til å bruke printer for navnelapper. Har deltageren glemt billetten eller telefonen sin, kan du søke opp deltagere med navn, og sjekke de inn uten QR-koden.

Under arrangementet vil du som arrangør hele tiden ha oversikt over deltagerne, og hvor mange som er sjekket inn. Etter arrangementet er ferdig vil du stå med en total oversikt over oppmøte, og dermed ha mulighet til å ta ut rapporter til evaluering, videre oppfølging og alternativt smittesporing.

Koronasertifikat

En ekstraordinær stilling arrangører må ta hensyn til fremover – er om man skal tilrettelegge antallsbegrensningen etter deltagere med «koronasertifikat» eller ikke. Vi anbefaler deg å sette deg inn i følgende regler oppgitt på helsedirektoratet.no for å kunne vurdere denne problemstillingen. Om du ønsker å gå for en slik løsning, er det viktig og legge opp til en enkel brukerreise for dine deltagere, og forsikre deg om at kravet om gyldig koronasertifikat er kjent. Dette kan du enkelt legge opp til i form av samtykke på din påmeldingsside.

Betingelser og samtykke

De fleste av oss har lært å se etter salgsbetingelser under pandemien. For deltageren er det viktig å vite hva man har å forholde seg til, dersom noe skulle skje med gjennomføringen av arrangementet. Betingelser vil i tillegg gjøre det enklere for arrangøren, da man allerede før påmelding har vurdert en eventuell plan B, og har gjort seg tanker over hva som vil skje med billettinntektene om man må avlyse, endre eller utsette et arrangement.

Med Deltager.no legger du enkelt til egne erklæringer til din påmeldingsside. Du kan i tillegg velge om disse skal være frivillige eller obligatoriske. Dette er nyttig om du eksempelvis ønsker å kreve samtykke til salgsbetingelser, og i tillegg samle deltagere til ditt nyhetsbrev.

Planlegg høstens arrangement

Mye tyder på at vi kan gjennomføre større fysiske arrangement utover høsten, og mange planlegger for en «ny normal». Fremover ser vi at fleksibilitet får en større betydning enn før. Dette kan blant annet bety at man forenkler påmeldingsprosessen for deltagerne, tilby ulike betalingsalternativ og ikke minst legge opp til digital og fysisk deltagelse.  

Bruker du vår webinarløsning kan du sette opp et billettsalg for fysisk og digital deltagelse – i samme påmeldingsskjema med differensierte priser. Fordelen er at du og dine deltagere kun forholder dere til én løsning for påmelding, betaling og gjennomføring av ditt digitale arrangement. Det gjør det enkelt og holde kontroll underveis, og effektiviserer oppfølging.

Legg igjen en kommentar

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Siden 2003 har vi levert online påmeldings- og betalingsløsninger.

Vårt nyhetsbrev

Vær blant de første som hører om våre nye funksjoner og tilbud.

Hjelp?

Sjekk gjerne ut våre supportsider som besvarer det meste man kan lure på.

Copyright © 2021 Betingelser og bruk | Personvern | Cookies